Fragen zum Lohnnachweis

  • 1. Was muss ich im Lohnnachweis digital angeben?

    Der digitale Lohnnachweis beinhaltet folgende Angaben:

    • die Betriebsnummer Ihres UV-Trägers
    • Ihre Mitgliedsnummer bzw. Kundennummer
    • bezogen auf die Gefahrtarifstellen:
      • das beitragspflichtige Arbeitsentgelt
      • die geleisteten Arbeitsstunden
      • die Anzahl der Arbeitnehmer

    Zusätzlich werden über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder über Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe technische Merkmale übertragen, die es den UV-Trägern ermöglichen, die meldende/abrechnende Stelle und weitere Absenderdaten zu erkennen.

  • 2. Was passiert mit meiner Meldung?

    Der digitale Lohnnachweis wird über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. die Ausfüllhilfe sv.net an die Datenannahme- und –verteilstelle der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (UV-DAV) übermittelt. Sind die Daten fehlerfrei, werden sie direkt an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger zur Beitragsberechnung weitergeleitet. Andernfalls wird Ihre Meldung mit einem entsprechenden Fehlerhinweis abgewiesen.

  • 3. Was kann ich tun, wenn ich falsche Daten eingegeben und weitergeleitet habe?

    Sollten Sie irrtümlich falsche Daten eingegeben und übertragen haben (z.B. Zuordnung der Beschäftigten zur falschen Gefahrtarifstelle oder Meldung von zu viel/zu wenig Entgelt), stornieren Sie bitte zunächst die falsche Meldung und melden anschließend die korrigierten Daten neu. Ein erneuter Stammdatenabgleich ist hierfür nicht erforderlich.

    Lässt sich eine erfolgreich abgegebene Meldung nicht stornieren, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger.

    Sind Sie Mitglied einer gewerblichen Berufsgenossenschaft und haben Sie lediglich eine falsche Stundenzahl angegeben, muss der Lohnnachweis nicht nachträglich korrigiert werden. Bei den gewerblichen Berufsgenossenschaften dient als Beitragsmaßstab das Arbeitsentgelt. Daher haben die Arbeitsstunden keinen Einfluss auf die Beitragshöhe und eine Korrekturmeldung ist überflüssig.

  • 4. Was habe ich zu veranlassen, wenn ich den Lohnnachweis digital irrtümlich abgegeben habe? In meinem Unternehmen bzw. in dieser meldenden/abrechnenden Stelle war im Meldejahr niemand beschäftigt. Reicht die Stornierung des Lohnnachweises aus?

    Wenn für eine meldende/abrechnenden Stelle ein Lohnnachweis digital eingereicht wurde, obwohl im Unternehmen bzw. in dieser meldenden/abrechnenden Stelle im Meldejahr keine Personen gegen Entgelt beschäftigt waren, ist der Lohnnachweis zu stornieren. Ebenfalls storniert werden muss der Stammdatenabruf. Erst dann erwartet Ihr Unfallversicherungsträger von dieser meldenden/abrechnenden Stelle keinen Lohnnachweis mehr für das Meldejahr.

    Lässt sich eine erfolgreich abgegebene Meldung nicht stornieren, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger.

  • 5. Was passiert, wenn ich die Meldung vergessen habe?

    Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, kann Ihr Unfallversicherungsträger die erforderlichen Daten schätzen und der Beitragsberechnung zugrunde legen.

    Reichen Sie in diesem Fall Ihren Lohnnachweis umgehend nach.

  • 6. Was muss ich angeben, wenn sich innerhalb eines Jahres die Mitarbeiterzahl ändert?

    Die Zählung der Beschäftigten erfolgt in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm maschinell und wird im Lohnnachweis digital ausgegeben. Ein manuelles Eingreifen in die Angabe "Arbeitnehmerzahl" ist daher nicht erforderlich. Wenn Sie über eine Ausfüllhilfe melden, erfassen Sie alle Daten manuell.

  • 7. Ist meine Meldung schon da?

    Auf Grund von Prüfungen und Weiterleitungen können von der Absendung bis zum Eingang der Meldung bis zu zwei Arbeitstage vergehen. Sie können davon ausgehen, dass Ihre Daten ihr Ziel erreichen, wenn Sie keine Fehlermeldung erhalten haben.

    Bitte sehen Sie innerhalb des genannten Zeitraums von Anfragen zu Ihren Meldungen ab.

  • 8. Muss ich am UV-Meldeverfahren teilnehmen, wenn ich privat eine Haushaltshilfe beschäftige?

    Nein, private Haushalte sind von der Teilnahme an dem neuen digitalen Lohnnachweisverfahren befreit.

    Sie informieren die Unfallkassen wie bisher über Änderungen der Beitragsberechnungsgrundlagen.

    Ausnahme: Sie oder Ihr/e Steuerberater/in nutzen ein Entgeltabrechnungsprogramm. Dann müssen Sie einmalig einen Stammdatenabruf durchführen. Hierfür werden die vom zuständigen Träger versandten Zugangsdaten benötigt. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, das besagt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.

    Fragen hierzu beantworten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unfallkassen und Gemeindeunfallversicherungsverbände.

  • 9. Was ist beim Wegfall einer meldenden/abrechnenden Stelle (z.B. bei Wechsel des Steuerberaters) zu beachten?

    Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

    Dies gilt insbesondere für den Fall, dass der Unternehmer seinen Steuerberater wechselt. Auch dann, wenn es möglich ist, die Personaldaten von dem Entgeltabrechnungsprogramm des alten Steuerberaters auf das Entgeltabrechnungsprogramm des neuen Steuerberaters zu übertragen, ist zu beachten, dass sich die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ändert. Hat der alte Steuerberater daher bereits vorab einen Stammdatenabruf für das betreffende Meldejahr durchgeführt, hat er diesen zu stornieren.

    Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.

  • 10. Was muss ich machen, wenn ich mein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt habe?

    Wird ein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt, ist die Vorgehensweise analog dem Wechsel eines Steuerberaters (siehe Frage 9).

    Dabei fällt technisch gesehen die meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg. Aus dem Altsystem (abgebendes Entgeltabrechnungsprogramm) sind die Lohnnachweise für Zeiträume die dort abgerechnet wurden, innerhalb von sechs Wochen nach dem Wechsel mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

    Aus dem neuen Entgeltabrechnungsprogramm (übernehmendes Neusystem) ist für das Meldejahr erneut die Stammdatenabfrage initial durchzuführen. Mit dem Neusystem ist der Lohnnachweis sodann für die Entgelte zu übermitteln, die auf die mit dem Neusystem abgerechneten Zeiträume entfallen. Für die richtige Berechnung der Höchstjahresarbeitsverdienste ist die Übernahme der Vortragswerte aus dem Altsystem in das Neusystem bei unterjährigem Systemwechsel notwendig.

Sofern Ihr Anliegen durch die vorliegenden Fragen und Antworten nicht geklärt werden konnte, können Sie sich über dieses Kontaktformular mit uns in Verbindung setzen.

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