Fragen zum Lohnnachweis

Der digitale Lohnnachweis wird über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. die Ausfüllhilfe (bei manuell erzeugten Daten) an die Datenannahme- und – verteilstelle der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (UV-DAV) übermittelt. Sind die Daten fehlerfrei, werden sie direkt an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger zur Beitragsberechnung weitergeleitet. Andernfalls wird Ihre Meldung mit einem entsprechenden Fehlerhinweis abgewiesen.

Sollten Sie irrtümlich falsche Daten erfasst und übertragen haben (z.B. Zuordnung der Beschäftigten zur falschen Gefahrtarifstelle oder Meldung von zu viel/ zu wenig Arbeitsentgelt), stornieren Sie bitte zunächst die falsche Meldung und melden anschließend die korrigierten Daten neu. Ein erneuter Stammdatenabgleich ist hierfür nicht erforderlich. Lässt sich eine erfolgreiche Meldung nicht stornieren, wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger.

Sind Sie Mitglied einer gewerblichen Berufsgenossenschaft und haben Sie lediglich eine falsche Stundenzahl angegeben, muss der Lohnnachweis nicht nachträglich korrigiert werden. Bei den gewerblichen Berufsgenossenschaften dient als Beitragsmaßstab das Arbeitsentgelt. Daher haben die Arbeitsstunden keinen Einfluss auf die Beitragshöhe und eine Korrekturmeldung ist überflüssig.

Wenn für eine meldende/abrechnenden Stelle ein Lohnnachweis digital eingereicht wurde, obwohl im Unternehmen bzw. in dieser meldenden/abrechnenden Stelle im Meldejahr keine Personen gegen Arbeitsentgelt beschäftigt waren, ist der Lohnnachweis zu stornieren. Ebenfalls storniert werden muss der Stammdatenabruf. Erst dann erwartet Ihr Unfallversicherungsträger von dieser meldenden/ abrechnenden Stelle keinen Lohnnachweis mehr für das Meldejahr.

Lässt sich eine erfolgreiche Meldung nicht stornieren, wenden Sie sich bitte an ihren zuständigen Unfallversicherungsträger.

Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, kann Ihr Unfallversicherungsträger die erforderlichen Daten schätzen und der Beitragsberechnung zugrunde legen. Reichen Sie in diesem Fall Ihren Lohnnachweis umgehend nach.

Wir weisen darauf hin, dass bei mehrmaligem Nichteinreichen des Lohnnachweises ein Bußgeld von Ihrem zuständigen Unfallversicherungsträger festgesetzt werden kann.

Die Zählung der Beschäftigten erfolgt in Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm maschinell und wird im Lohnnachweis digital ausgegeben. Ein manuelles Eingreifen in die Angabe "Arbeitnehmerzahl" ist daher nicht erforderlich. Wenn Sie über eine Ausfüllhilfe melden, erfassen Sie alle Daten manuell.

Wurde Ihre Stammdatenabfrage erfolgreich verarbeitet, erhalten Sie in der Regel innerhalb eines Tages die Antwort in Form der bereitgestellten Stammdaten. Daran können Sie erkennen, dass Ihre Stammdatenabfrage erfolgreich war.

Bei erfolgreicher Verarbeitung Ihres Lohnnachweises digital erhalten Sie eine Bestätigung. Dies kann wegen der Prüfung und Weiterleitung an den zuständigen Unfallversicherungsträger bis zu zwei Tage dauern.

Bitte sehen Sie innerhalb der genannten Zeiträume von Anfragen zu Ihren Meldungen ab.

Nein, private Haushalte sind von der Teilnahme an dem digitalen Lohnnachweisverfahren befreit.

Sie informieren die Unfallkassen wie bisher über Änderungen der Beitragsberechnungsgrundlagen.

Ausnahme: Sie oder Ihre Steuerberatung nutzen ein Entgeltabrechnungsprogramm. Dann müssen Sie einmalig einen Stammdatenabruf durchführen. Hierfür werden die vom zuständigen Unfallversicherungsträger versandten Zugangsdaten benötigt. Mit der Rückmeldung der Stammdaten wird ein Merkmal übermittelt, das besagt, dass kein digitaler Lohnnachweis abzugeben ist.

Fragen hierzu beantworten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Unfallkassen und Gemeindeunfallversicherungsverbände(Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand).

Privatpersonen, die mit Hilfe von Bauhelferinnen und Bauhelfern bauen werden als private Bauherrin oder privater Bauherr gesetzlich zum "Unternehmer nicht gewerbsmäßiger Bauarbeiten" – auch "Eigenbauunternehmer" genannt.

In zwei Ausnahmefällen ist nicht die BG BAU, sondern ein Unfallversicherungsträger der öffentlichen Hand (Unfallkasse) zuständig:

• Bei Bauvorhaben, für die Fördermittel zur Schaffung von Wohnraum im Sinne der Wohnraumförderungsgesetze des Bundes oder der Länder (WoFG) bewilligt wurden.
• Bei kurzfristigen Baumaßnahmen, wenn insgesamt die im Bauhauptgewerbe geltende tarifliche Wochenarbeitszeit (derzeit 40 Stunden) nicht überschritten wird.

Beschäftigen Eigenbauunternehmer Bauhelfer und Bauhelferinnen gegen Entgelt sind die gezahlten Arbeitsentgelte und Arbeitsstunden über ein zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV Meldeportal auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die für das Meldeverfahren notwendigen Zugangsdaten erhalten Sie von der BG BAU.

Für Bauhelfer und Bauhelferinnen (außer Ehe- und Lebenspartner) die unentgeltlich tätig werden, wird ein fiktives Arbeitsentgelt festgesetzt. Dieses Verfahren nimmt nicht am elektronischen Meldeverfahren teil.

Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben. Dies gilt insbesondere für den Fall, dass Unternehmer/-innen ihre Steuerberatung wechseln. Auch dann, wenn es möglich ist, die Personaldaten von dem Entgeltabrechnungsprogramm der alten Steuerberatung auf das Entgeltabrechnungsprogramm der neuen Steuerberatung zu übertragen, ist zu beachten, dass sich die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ändert. Hat die alte Steuerberatung daher bereits vorab einen Stammdatenabruf für das betreffende Meldejahr durchgeführt, hat sie diesen zu stornieren.

Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt er zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, das Unternehmen erhält keinen vorgezogenen Beitragsbescheid.

Beispiel 1 (unterjähriger Wechsel der Steuerberatung):

Ein Beschäftigungsbetrieb wechselt unterjährig am 01.11.2024 von der Steuerberatung A zur Steuerberatung B. Die Steuerberatung A muss innerhalb von 6 Wochen einen Lohnnachweis mit dem Meldegrund UV06 (Beendigung einer meldenden Stelle) abgeben. Hierbei ist zu beachten, dass ein bereits getätigter Stammdatenabruf für das Meldejahr 2024 durch die Steuerberatung A zu stornieren ist. Die neue Steuerberatung B (mit der geänderten Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS)) kann einen Stammdatenabruf tätigen und für den restlichen Zeitraum des Jahres (01.11. – 31.12.) einen Teillohnnachweis mit dem Meldegrund UV01 abgeben.

Beispiel 2 (Wechsel der Steuerberatung zum Jahreswechsel):

Die Steuerberatung A fragt für ein Unternehmen am 12.11.2023 die Stammdaten bei der Unfallversicherung für das Meldejahr 2024 ab. Ein Lohnnachweis für das Meldejahr 2024 wurde durch die Steuerberatung A nicht eingereicht. Das Unternehmen wechselt zum 01.01.2024 von der Steuerberatung A zur Steuerberatung B. Da das Mandat für die Steuerberatung A am 31.12.2023 endet, ist der Lohnnachweis für das Meldejahr 2024 mit dem Meldegrund UV06 (Beendigung einer meldenden Stelle) von der abgebenden Steuerberatung A zu übermitteln und der bereits übermittelte Stammdatenabruf für das Meldejahr 2024 für das Unternehmen durch die Steuerberatung A zu stornieren. Die Steuerberatung B hat für das übernommene Mandat einen initialen Stammdatenabruf für das Meldejahr 2024 an die Unfallversicherung zu übermitteln.

Wird ein Entgeltabrechnungsprogramm gewechselt, ist die Vorgehensweise analog dem Wechsel einer Steuerberatung (siehe Frage 9).

Dabei fällt technisch gesehen die meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg. Aus dem Altsystem (abgebendes Entgeltabrechnungsprogramm) sind die Lohnnachweise für Zeiträume, die dort abgerechnet wurden, innerhalb von sechs Wochen nach dem Wechsel mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

Aus dem neuen Entgeltabrechnungsprogramm (übernehmendes Neusystem) ist für das Meldejahr erneut die Stammdatenabfrage initial durchzuführen. Mit dem Neusystem ist der Lohnnachweis sodann für die Arbeitsentgelte zu übermitteln, die auf die mit dem Neusystem abgerechneten Zeiträume entfallen. Für die richtige Berechnung der Höchstjahresarbeitsverdienste ist die Übernahme der Vortragswerte aus dem Altsystem in das Neusystem bei unterjährigem Systemwechsel notwendig.