Fragen und Antworten

Self Service Portal zum UV-Meldeverfahren

Benötigen Sie Hilfe beim Stammdatenabruf oder beim Erstellen des digitalen Lohnnachweises? Nutzen Sie zur Unterstützung den hier angebotenen Self Service.

Hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen (FAQ)


Allgemeine Fragen

  • 1. Warum gibt es ein neues Lohnnachweisverfahren?

    Die Erhebung der Beitragsgrundlage (Lohnnachweis) zur Unfallversicherung wurde durch den Gesetzgeber in das DEÜV-Meldeverfahren der Sozialversicherung integriert. Dadurch ist es gelungen, alle Meldungen zur Sozialversicherung auf elektronischem Weg abzugeben.

  • 2. Was ändert sich für mich mit der Umstellung des Meldeverfahrens? Wie gehe ich am besten vor?

    Das bisherige Lohnnachweisverfahren wird ab 01.01.2017 schrittweise durch das neue UV-Meldeverfahren mit dem Lohnnachweis digital (LN digital) abgelöst.

    In einer zweijährigen Übergangsphase erstatten Sie für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum neuen LN digital auch weiterhin den Lohnnachweis im bekannten Online-, Papier- oder Fax-Verfahren. Ab dem Beitragsjahr 2018 erfolgt Ihre Meldung dann ausschließlich über das neue UV-Meldeverfahren.

    Sie können Ihre Meldung im neuen UV-Meldeverfahren nur über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe erstatten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie immer die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

    Vor Abgabe des digitalen Lohnnachweises führen Sie im Vorverfahren einen Stammdatenabgleich mit dem Stammdatendienst der DGUV durch. Die Zugangsdaten hierfür erhalten Sie ab November 2016 schriftlich von Ihrem Unfallversicherungsträger.

    Die Zugangsdaten sind:

    • Betriebsnummer Ihres UV-Trägers (BBNRUV)
    • Ihre Mitglieds- bzw. Kundennummer
    • Ihre PIN

    Der Stammdatendienst versorgt Ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre Ausfüllhilfe mit den für die Meldung erforderlichen Daten.

    Hinweis: Nach der Stammdatenanfrage kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Ihre Daten Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm für die Meldung zur Verfügung stehen.

    Sind Ihr/Ihre Steuerberater/-in oder andere Dritte mit der Meldung beauftragt? Dann leiten Sie die Zugangsdaten bitte unbedingt an alle Beauftragten weiter.

    Der Stammdatenabruf ist frühestens ab dem 1. November des dem jeweiligen Meldejahr vorangehenden Jahres möglich.

    Beispiel: Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2018 ist frühestens ab 01.11.2017 möglich.

    Der LN digital für ein bestimmtes Meldejahr muss bis spätestens 16. Februar des Folgejahres erstattet werden.

    Beispiel: Der Lohnnachweis für das Meldejahr 2018 muss spätestens bis zum 16.02.2019 erstattet werden.

    Wichtig: Aufgrund der Umstellung im Meldeverfahren können Sie erstmals ab 01.12.2016 den Stammdatenabgleich für das Jahr 2016 durchführen und den Lohnnachweis digital für 2016 erstatten.

    Einige Entgeltabrechnungsprogramme oder Ausfüllhilfen bieten diesen Service erst ab 01.01.2017 an.

    Haben Sie Fragen zu Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer Ausfüllhilfe, wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter.

    Wir empfehlen, im Anschluss an den Stammdatenabgleich für das Meldejahr 2016 den Stammdatenabgleich für das Jahr 2017 vorzunehmen. Beachten Sie bitte, dass Sie zuerst die Antwortdaten für 2016 in Ihr Entgeltabrechnungsprogramm bzw. Ausfüllhilfe übernehmen, bevor Sie die Stammdaten für 2017 abrufen. Die Übermittlung des LN digital für 2017 erfolgt dann bis spätestens 16.02.2018.

  • 3. Kann mein/meine Steuerberater/-in die Meldung für mich (wie bisher) erstatten?

    Ja. Bitte leiten Sie in diesem Fall unbedingt Ihre Zugangsdaten für den Stammdatendienst dorthin bzw. an alle mit der Entgeltabrechnung Beauftragten weiter.

    Sie erhalten folgende Zugangsdaten von Ihrem Unfallversicherungsträger:

    • Betriebsnummer Ihres UV-Trägers (BBNRUV)
    • Ihre Mitglieds- bzw. Kundennummer
    • Ihre PIN
  • 4. Warum muss ich meine Meldung zwei Jahre lang über das neue UV-Meldeverfahren und über das bekannte Verfahren (Online, Papier oder Fax) abgeben?

    In der zweijährigen Übergangsphase für die Beitragsjahre 2016 und 2017 ist zusätzlich zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohn-(Entgelt-)nachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren zu erstatten. Diese Übergangsregelung stellt eine richtige Beitragsberechnung in der Zukunft sicher. Ab dem Meldejahr 2018, d.h. ab 01.01.2019, erfolgt Ihre Meldung dann ausschließlich mit dem Lohnnachweis digital über das neue UV-Meldeverfahren.

  • 5. Was passiert mit meiner Meldung?

    Der digitale Lohnnachweis wird über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe an die Datenannahme- und –verteilstelle der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (UV-DAV) übermittelt. Sind die Daten fehlerfrei, werden sie direkt an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger weitergeleitet. Andernfalls wird Ihre Meldung mit einem entsprechenden Fehlerhinweis abgewiesen.

  • 6. Was ist ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm bzw. eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe

    Systemgeprüft bedeutet, dass das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe durch die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) geprüft und anschließend zertifiziert wurde.

    Haben Sie Fragen zu Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer Ausfüllhilfe, wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter.

  • 7. Woran erkenne ich, dass mein Entgeltabrechnungsprogramm aktuell und systemgeprüft ist?

    Ob Ihr Entgeltabrechnungsprogramm systemgeprüft und aktuell ist, können sie auf der Webseite www.gkv-ag.de überprüfen. Hier sind die systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramme gelistet. Mit Hilfe der Versionsnummer und der Bezeichnung des Abrechnungsprogramms können Sie feststellen, ob Ihr Programm auf dem aktuellsten Stand ist.

    Haben Sie Fragen zu Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer Ausfüllhilfe, wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter.

  • 8. Werden meine abgegebenen Daten geprüft?

    Ja, sowohl beim Stammdatenabgleich, als auch bei der Abgabe des Lohnnachweises digital werden Prüfungen durchgeführt. Damit wird sichergestellt, dass Ihre verwendeten Stammdaten (beispielsweise Mitgliedsnummer, PIN oder Gefahrtarifstellen) korrekt sind.

    Die inhaltlichen Angaben des digitalen Lohnnachweises, wie Arbeitsentgelt, Anzahl Arbeitnehmer und Zahl der Arbeitsstunden, werden erst nach der Übermittlung der Daten beim Unfallversicherungsträger vor der Beitragsberechnung auf Ihre Plausibilität geprüft. Treten dort Fragen auf, wird sich Ihr Unfallversicherungsträger direkt mit Ihnen in Verbindung setzen.

  • 9. Wie kann ich sichergehen, dass meine Daten sicher übermittelt werden?

    Sie können Ihre Meldung im neuen UV-Meldeverfahren nur über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre systemgeprüfte Ausfüllhilfe erstatten. Die Datenübertragung an die DGUV erfolgt verschlüsselt. Wichtig ist, dass Sie immer die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

    Haben Sie Fragen zu Ihrem Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihrer Ausfüllhilfe, wenden Sie sich bitte direkt an den Anbieter.

  • 10. Welchen Vorteil bringt mir das neue Lohnnachweisverfahren?

    Sie versenden Ihren Lohnnachweis zukünftig einfach und komfortabel über Ihr systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder Ihre Ausfüllhilfe gemeinsam mit den weiteren Meldungen zur Sozialversicherung. Damit entfällt für Sie – nach der Übergangszeit von zwei Jahren – die manuelle Erfassung der Daten in einem Vordruck oder über das Online-Portal Ihres Unfallversicherungsträgers. Durch das neue elektronische Verfahren werden Papier-, Porto- und Verwaltungskosten reduziert.

  • 11. Wie korrigiere ich meinen Lohnnachweis?

    Korrekturen für bereits abgegebene Lohnnachweise nehmen Sie ebenfalls nur noch auf elektronischem Wege vor. Vor der Abgabe des korrigierten Lohnnachweises digital müssen Sie die bisherige Meldung stornieren. Eine Korrekturmeldung außerhalb des elektronischen Verfahrens ist nicht mehr zulässig.

  • 12. Habe ich bei einem Unfall Nachteile durch das neue UV-Meldeverfahren?

    Nein. Weder die Beitragsberechnung noch die Unfallentschädigung werden durch den Lohnnachweis digital beeinflusst.

  • 13. Wirkt sich das neue UV-Meldeverfahren auf meine Beitragshöhe aus?

    Nein. Das neue UV-Meldeverfahren führt nicht zu einer geänderten Berechnung des Beitrags und hat keine Auswirkungen auf Beitragsnachlässe oder –zuschläge. Nur der Meldeweg ist neu.

  • 14. Muss bei einem Wechsel der Krankenkasse etwas beachtet werden?

    Nein, der Krankenkassenwechsel hat auf den Lohnnachweis digital keine Auswirkungen. Sondermeldung bei einem Wechsel der Kasse wie im übrigen Meldeverfahren zur Sozialversicherung sind nicht vorgesehen.

  • 15. Wie muss ich melden, wenn ich im Laufe des Jahres mit einem Geschäftspartner fusioniert habe?

    Informieren Sie Ihren Unfallversicherungsträger frühestmöglich über die Fusion. Dieser wird das weitere Vorgehen zur Eintragung des neuen Unternehmens und zur Lohnnachweismeldung im Dialog mit Ihnen klären.

    Ihren zuständigen Ansprechpartner finden Sie hier.

  • 16. Was passiert, wenn ich die Meldung in der Übergangsphase nur per Brief oder über das Online-Angebot meines Unfallversicherungsträgrs abgegebe und die elektronische Meldung vergesse oder umgekehrt? Was passiert, wenn ich die Meldung in der Übergangsphase nur per Brief oder über das Online-Angebot meines Unfallversicherungsträgrs abgegebe und die elektronische Meldung vergesse oder umgekehrt?

    Für die Beitragsjahre 2016 und 2017 (Übergangsphase) sind Sie sowohl zur Abgabe des digitalen Lohnnachweises als auch über das bisher bekannte Online-, Papier- oder Fax-Verfahren verpflichtet.

    Wenn Sie in der Übergangsphase Ihren Lohnnachweis digital nicht melden, hat dies auf die Beitragsberechnung zunächst keine Auswirkungen. Der Beitrag für die Umlagejahre 2016 und 2017 wird weiterhin anhand des bisherigen Lohnnachweises berechnet.

    Melden Sie in der Übergangsphase jedoch nur den Lohnnachweis digital, kann Ihr Unfallversicherungsträger die Lohnsummen wie bisher schätzen und diese Beitragsberechnung zu Grunde legen.

  • 17. Was passiert, wenn ich die Lohnnachweismeldung komplett vergessen habe?

    Gehen erwartete Lohnnachweise nicht ein, kann Ihr Unfallversicherungsträger die erforderlichen Daten schätzen und der Beitragsberechnung zugrunde legen.

    Reichen Sie in diesem Fall Ihren Lohnnachweis umgehend nach.

  • 18. Was muss ich tun, wenn ich mit meinem Unternehmen bei mehreren Unfallversicherungsträgern eingetragen bin?

    Die Zuordnung von Unternehmensteilen eines Unternehmens zu mehreren Unfallversicherungsträgern ist grundsätzlich möglich. Durch die Erfassung der korrekten Zugangsdaten (Betriebsnummer Ihres UV-Trägers, Mitgliedsnummer, PIN) sind Sie in der Lage, in Ihrem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm die Stammdaten pro Unfallversicherungsträger zu hinterlegen. Ordnen Sie die Beschäftigten jeweils dem Unternehmensteil zu, für den sie tätig geworden sind.

    Nutzen Sie zur Entgeltmeldung eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe, geben Sie die Zugangsdaten ein, die Ihnen der jeweilige Unfallversicherungsträger bekannt gegeben hat und melden Sie die Entgelte Ihrer Beschäftigten getrennt für jeden Unfallversicherungsträger.

    Damit ist die Erstellung des Lohnnachweises für den jeweils zuständigen Unfallversicherungsträger gewährleistet.

  • 19. Wie gehe ich damit um, wenn ein/e MitarbeiterIn seine/ihre Tätigkeit zum Teil im Zuständigkeitsbereich eines landwirtschaftlichen Trägers ausübt?

    Unternehmer in der Zuständigkeit der landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften (SVLFG) nehmen grundsätzlich nicht am neuen Verfahren teil. Hier erfolgt die Beitragsberechnung und -erhebung wie bisher. Die Steuerung im Entgeltabrechnungsprogramm erfolgt anhand der Betriebsnummer des landwirtschaftlichen Unfallversicherungsträgers.

    Wenn Ihr Unternehmen nur mit einem Unternehmensteil bei der SVLFG eingetragen ist, tragen Sie bitte die Betriebsnummer dieses Trägers für diesen Unternehmensteil in Ihre Stammdaten ein. Das Entgelt der Beschäftigten ordnen sie diesem Unternehmensteil zu. Eine elektronische Meldung der Lohnsummen ferfolgt in dem Falle nicht.

  • 20. Was ist der Unterschied zwischen dem UV-Meldeverfahren/Lohnnachweis digital und der UV-Jahresmeldung?

    Im UV-Meldeverfahren melden Sie mit dem Lohnnachweis digital das uv-pflichtige Entgelt, die Anzahl der Arbeitnehmer und die Arbeitsstunden an Ihren zuständigen Unfallversicherungsträger. Bei der Meldung handelt es sich um eine Summenmeldung, die der Beitragsberechnung beim Unfallversicherungsträger zu Grunde gelegt wird. Von Ihrem Unfallversicherungsträger erhalten Sie dann Ihren Beitragsbescheid.

    Die UV-Jahresmeldung (Meldegrund 92) im Sozialversicherungsmeldeverfahren (DEÜV-Verfahren) dient der Deutschen Rentenversicherung als Prüfhilfe im Rahmen einer Betriebsprüfung Die UV-Jahresmeldung wird je Versicherten als Einzelmeldung direkt an die Deutschen Rentenversicherung geschickt. Sie ist keine Berechnungsgrundlage für den Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung.

  • 21. Ich habe keine Beschäftigten. Bekomme ich trotzdem die Zugangsdaten zum Stammdatendienst? Ggf. warum und was ist zu tun?

    Wurde Ihr Unternehmen von Ihrem zuständigen Unfallversicherungsträger zum Gefahrtarif veranlagt, bekommen Sie die Zugangsdaten mitgeteilt. Wenn Sie keine Beschäftigten haben (auch keine Aushilfen oder kurzfristig Beschäftigte), nehmen Sie die Zugangsdaten bitte einfach zu Ihren Unterlagen. Ein Stammdatenabruf und eine Lohnnachweismeldung sind in diesem Fall nicht erforderlich. Haben Sie dennoch die Stammdaten Ihres Unternehmens abgerufen, ist der Abruf unbedingt zu stornieren. Ihr Unfallversicherungsträger erwartet sonst eine digitalen Lohnnachweis.

  • 22. In welchem Format muss ich bei den Zugangsdaten zum Meldeverfahren meine Mitgliedsnummer eingeben?

    Bitte verwenden Sie die Mitgliedsnummer genauso, wie sie Ihnen von Ihrem Unfallversicherungsträger in dem Schreiben mit den Zugangsdaten zum UV-Meldeverfahren mitgeteilt wurde (also auch bspw. mit Leerzeichen, Bindestrich, Schrägstrich). Die zulässigen Zeichen sind in Anlage 20 des gemeinsamen Rundschreibens "Meldeverfahren zur Sozialversicherung" festgelegt.

  • 23. Wie kommen meine Daten in den Stammdatendienst?

    Ihr Unfallversicherungsträger meldet Ihre Mitgliedsnummer, die gültige Veranlagung zum Gefahrtarif und die PIN an den Stammdatendienst der DGUV. Diese Datenübemittlung ist gesetzlich vorgesehen.Sie ist die Voraussetzung, dass immer die korrekten Daten für Ihre Meldungen genutzt werden.

  • 24. Was ist eine meldende/abrechnende Stelle?

    Als meldende/abrechnende Stelle wird die Stelle bezeichnet, die Ihre Lohnabrechnung durchführt und verantwortet.

    Sie lässt sich durch drei Informationen eindeutig identifizieren:

    • die Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes (BBNRLB),
    • die Betriebsnummer der lohnabrechnenden Stelle (BBNRAS) und
    • die laufende Nummer.

    Betriebsnummer des lohnverantwortenden Beschäftigungsbetriebes – BBNRLB:

    Die BBNRLB ist die Betriebsnummer des Unternehmens, das die Lohnabrechnung insgesamt verantwortet. In der Regel handelt es sich dabei um den Beschäftigungsbetrieb, bei dem die Geschäftsführung bzw. die Verantwortlichkeit für den Aufgabenbereich der Lohnabrechnung angesiedelt ist, beispielweise die Hauptniederlassung. Diese Betriebsnummer muss zwingend zum Unternehmen gehören. Ein externer Dienstleister (z.B. Steuerberater/-in) kann nicht die lohnverantwortende Stelle sein.

    Betriebsnummer der lohnabrechnenden Stelle - BBNRAS:

    Die BBNRAS ist die Betriebsnummer der Stelle, bei der die Lohnunterlagen physisch vorhanden sind und eingesehen werden können. Diese Stelle kann identisch mit der BBNRLB sein, wenn das Unternehmen selbst die Lohnabrechnung durchführt. Liegen die Lohnunterlagen bei einem/einer Steuerberater/-in oder bei einem externen Dienstleister, ist dessen Betriebsnummer anzugeben. In diesen Fällen weichen die BBNRLB und BBNRAS voneinander ab.

    Laufende Nummer:

    Die Kombination aus BBNRLB und BBNRAS bekommt bei der Kommunikation mit dem Stammdatendienst zusätzlich eine laufende Nummer, die für die weitere Identifikation der meldenden/abrechnenden Stelle erforderlich ist. Mit ihrer Hilfe wird erkannt, dass über eine meldende/abrechnende Stelle (gleiche Kombination aus BBNRLB und BBNRAS) mehrere Abrechnungskreise abgerechnet werden.

    Beispiele finden Sie in der Beschreibung zum UV-Meldeverfahren (PDF, 146 kB).

  • 25. Was muss ich tun, wenn ich mehrere meldende/abrechnende Stellen in meinem Unternehmen habe?

    Führt Ihr Unternehmen die Lohnabrechnung selbst durch und hat für die Gehaltsabrechnung zum Beispiel ein Steuerbüro beauftragt, handelt es sich um zwei meldende/abrechnende Stellen . Für jede dieser Stellen ist ein separater Stammdatenabruf durchzuführen und ein Teillohnnachweis zu erstellen.

    Beispiele finden Sie in der Beschreibung zum UV-Meldeverfahren (PDF, 146 kB).

  • 26. Woran erkenne ich, dass die Übertragung der Daten an meinen Unfallversicherungsträger funktioniert hat?

    Wurde Ihre Stammdatenabfrage erfolgreich verarbeitet, erhalten Sie in der Regel innerhalb eines Tages die Antwort in Form der bereitgestellten Stammdaten. Daran können Sie erkennen, dass Ihre Stammdatenabfrage erfolgreich war.

    Bei erfolgreicher Verarbeitung Ihres Lohnnachweises digital erhalten Sie eine Bestätigung. Dies kann wegen der Prüfung und Weiterleitung an den zuständigen Unfallversicherungsträger bis zu zwei Tage dauern.

    Bitte sehen Sie innerhalb der genannten Zeiträume von Anfragen zu Ihren Meldungen ab. Während der zweijährigen Übergangsphase wird Ihr Unfallversicherungsträger das neue Meldeverfahren genau beobachten und bei Bedarf Kontakt mit Ihnen aufnehmen. Auch fehlende Meldungen werden dabei nicht außer Acht gelassen.

  • 27. Was muss ich tun, wenn die Übertragung der Daten an an meinen Unfallversicherungsträger nicht funktioniert hat?

    Wurde Ihre Meldung mit einem Fehlerhinweis abgewiesen, prüfen Sie bitte, um was für einen Fehler es sich handelt. Der Fehler ist zu beheben und der Lohnnachweis digital erneut abzusenden.

    Hier ein Beispiel:

    Wenn Sie einen Lohnnachweis digital abgegeben haben und eine Korrekturmeldung abgeben wollen, erhalten Sie die Fehlermeldung, dass für Ihr Unternehmen bereits ein Lohnnachweis digital abgegeben wurde. In diesem Fall müssen Sie den ursprünglichen Lohnnachweis digital zunächst stornieren und die Korrekurmeldung erneut abgeben.

    Hat die Übertragung z.B. wegen Überlastung nicht funktioniert, holen Sie die Übermittlung zu einem späteren Zeitpunkt nach.

  • 28. Wo kann ich mir einen Überblick zum Ablauf des UV-Meldeverfahrens verschaffen?

    Hier finden Sie allgemeine Informationen und wichtige Termine zum UV-Meldeverfahren (PDF, 146 kB).

    Bei Fragen zur Bedienung Ihres Entgeltabrechnungsprogramms wenden Sie sich bitte direkt an den Support des Anbieters.

Sofern Ihr Anliegen durch die vorliegenden Fragen und Antworten nicht geklärt werden konnte, können Sie sich über dieses Kontaktformular mit uns in Verbindung setzen.

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